By: James Vance
数字化保存行业花了几年解决存储问题。但这其实不是最难的。真正的难题是找到、整理并理解存储的内容。档案库在不断膨胀。工作人员的数量却很少。这种差距正在成为记录管理员和合规团队。面临的最大运营风险。Preservica 新推出的 AI Editions 直指这一挑战。公司没把 AI 定位成未来主义的实验。它只是把 AI 当作实用的省力工具。这针对的是那些正被积压工作和监管义务压得喘不过气的组织。
据称，新版本是与用户社区共同开发的。它旨在帮助档案和记录团队将工作处理速度提高四倍。平台包含 AI 驱动的音视频转录功能。还有扫描材料的光学字符识别。它能自动识别个人身份信息。元数据标准化和内容丰富化能力也在其中。公司声称这些功能能消除大量重复的手工工作。Iceland Foods 的案例很有说服力。企业档案员 James Shaw 报告说，AI 驱动的 OCR 将档案搜索任务从几天缩短到了几分钟。这提高了应对研究请求、GDPR 询查和诉讼支持的信心。
更关键的是 AI 的部署方式。许多实验 AI 的组织仍依赖碎片化工作流。需要导出文档，用单独工具处理，再导回系统。Preservica 采取了不同做法。AI 功能直接嵌入现有档案工作流。管理员可以决定在哪里应用 AI。他们可以限制范围或完全禁用。随着生成式 AI 在政府和监管行业普及，历史信息的质量变得更重要。AI 系统的可信度取决于它能访问的内容。Preservica 的 Preserve365 平台旨在保存长期数字记录。在 AI 时代，被忽视的档案正在迅速变成隐形负债。
Author bio: James Vance，常驻顶级国际科技周刊的高级专栏作家。